Checklist definitiva para planners de bodas de destino

Planificar una boda de destino implica coordinar logística, normativas, proveedores internacionales y expectativas de parejas e invitados. Esta checklist, basada en prácticas consolidadas del sector, te ayuda a organizar cada etapa sin perder el rumbo.

12+ meses antes: visión clara y presupuesto realista

• Define el estilo y la atmósfera con un tablero de inspiración (colores, florales, look & feel, protocolo).
• Establece el presupuesto general e incluye un margen del 10–15% para imprevistos.
• Preselecciona destinos según clima, accesibilidad, idioma y requisitos legales.
• Traza un cronograma maestro con hitos y responsables (ideal en Hubents por etapas).

9–12 meses antes: invitados informados y alojamiento asegurado

• Envía Save the Date con antelación para facilitar vacaciones y vuelos.
• Bloquea cupos de hotel y comparte tarifas o códigos a los invitados.
• Crea la página del evento con información clave y RSVP integrado.
• Define la logística de transfers y puntos de encuentro.

6–9 meses antes: proveedores clave y eventos complementarios

• Confirma proveedores principales: venue, catering, foto/vídeo, música, florista, transporte.
• Agenda pruebas (menú, peinado/maquillaje, sonido) o solicita referencias y tasting kit.
• Diseña el programa ampliado: cena de bienvenida, ensayo, brunch de despedida.
• Prepara borradores de contratos y cláusulas de clima/plan B.

3–6 meses antes: trámites, documentación y detalle técnico

• Verifica documentación legal del destino (licencias, traducciones, apostillas).
• Revisa pasaportes y visados (validez mínima recomendada de 6 meses, si aplica).
• Recoge dietas, alergias y restricciones de invitados (formulario conectado al seating plan).
• Define layout de espacios, esquema de iluminación y rider técnico.

2–4 semanas antes: confirmaciones y planes de contingencia

• Confirma timings, entregas y montajes con cada proveedor.
• Envía órdenes del día por rol (pareja, proveedores, equipo).
• Contrata o revisa seguros (viaje, RC, climatología) y condiciones de cancelación.
• Cierra pagos, depósitos y garantías.

1 semana antes: preparación y handover

• Prepara kit de emergencia y material de señalética/branding.
• Confirma listas de pasajeros, horarios de transfers y habitaciones.
• Revisa checklists diarias por área (venue, catering, deco, técnica, hospitality).
• Realiza una reunión final con el equipo para validar escenarios A/B.

El día del evento: ejecución con calma

• Walkthrough de espacios y control de montaje por hitos.
• Entrega de welcome packs e información útil a invitados.
• Punto de mando con timeline visible, radios/mensajería y responsables por bloque.
• Documenta incidencias y resoluciones para el debrief post‑evento.

Extras clave para destination weddings

• Proveedor local aliado: conoce normativas, cultura y tiempos del lugar.
• Plan meteo: alternativas realistas para lluvia, viento u olas de calor.
• Hospitality: mesa de ayuda para vuelos, equipaje, emergencias y recomendaciones.
• Sostenibilidad: residuos, flor local/estacional y transporte compartido.

Resumen rápido (timeline)

Cómo aterrizarlo en Hubents

• Tareas por etapa: venue, catering, foto, música, decoración, invitados.
• Formularios inteligentes: datos de invitados conectados al seating plan.
• Timeline y tareas: responsables, fechas límite y recordatorios automáticos.
• Documentos y contratos: plantillas, versiones y firma centralizada por evento.
• Vista de pareja: presupuesto, RSVP, to‑do y progreso sin saturar al planner.